專案管理工具怎麼挑？5 大推薦要點，選對工具節省執行成本
在執行專案的過程中，將會面臨許多挑戰。且專案越大變化因素也會愈多，若無法即時掌控執行狀況，很可能會導致成本增加，甚至是以失敗收場。而專案管理工具，就能替你即時追蹤進度，並有效率的組織與管理工作流程。但專案管理工具的選擇隱藏許多技巧，以下就讓本篇詳細解析 5 大挑選要點，並推薦高效率的專案管理工具，替你降低執行成本。
什麼是專案管理工具？
專案管理工具為協助組織管理專案的應用程式。一般為軟體，幫助專案團隊分配工作與管理進度，還能讓成員們更清楚自身在專案中的價值，進而提升達成率。且根據不同的設計與定位，專案管理工具可分別針對人力、時間、費用、檔案、資源等進行管理。
但企業為何需要使用專案管理工具？隨著工作型態的改變、如彈性工時、混和辦公等，讓許多企業在管理與溝通上面臨巨大的挑戰。而企業就可藉由專案管理工具，解決管理問題並提升效率。此外，還可享有以下優勢：
- 提高工作成果與品質
- 提升成員工作體驗
- 簡化跨部門協作成本
- 集中管理、即時掌握進度
專案管理工具必備功能大解析
雖然專案管理工具是實現專案的必備利器，但若選用的工具功能不符合專案需求，可能會使進度延誤，或無法派上用場。以下就詳細解析能夠提升專案效率的必備功能，幫助你找到合適的工具，讓專案執行事半功倍。
| 基礎功能 | 說明 |
| 任務管理 | 可滿足團隊創建、分配任務與追蹤進度等管理需求 |
| 團隊協作 | 提供集中平台，支持多人同時協作，以節省執行的時間成本 |
| 日曆功能 | 如時間表等可追蹤時間的功能，以即時檢視專案的安排與進度 |
| 文檔管理與共編共享 | 協助資料管理，且能依照權限讓成員編輯與存取，使專案減少阻礙 |
| 統計報告 | 能定期追蹤績效與進度，並自動產生統計報告，減少製作報表的時間 |
進階功能說明
除了上述基本功能外，建議也可選擇具有以下進階功能的專案管理工具。幫助你從全方位掌控專案的進行，使專案能更有節奏的推進。
| 進階管理 | 說明 |
| 甘特圖 | 使用水平長條圖，幫助用戶更直覺的掌握專案的排成與執行進度 |
| 資源管理 | 能協助專案人員、預算、場地等企業資源的分配 |
| 自動化與集成 | 可使辦公流程自動化，有效減少執行重複性任務的時間 |
| 敏捷開發 | 可建立較有效率的方法，幫助團隊管理與控制專案進度與品質 |
| 客戶關係經營 | 能有效維護客戶關係管理，以提升用戶體驗，創造更穩定的獲客循環 |
如何挑選專案管理工具？推薦要點別錯過
善用專案管理工具，可以有效實踐專案管理。但專案管理工具的挑選，需要從多個面向進行考量。除了參考上述功能外，建議可參考以下 5 個挑選要點，就能輕鬆挑對適合的工具，讓專案完美執行。
1. 團隊需求
面對不同專案，其團隊人數、所需資源、任務管理與分配的情況都有所差異。因此，專案負責人應仔細釐清團隊需求，才能找到適合的工具。
2. 工具功能與特性
除了選擇上段提到的功能外，也需要考量所選工具的功能與特性，是否符合專案需求。建議可與專家顧問進行商討，才能避免工具無法派上用場。
3. 可用性與易用性
功能越多就越好嗎？在挑選工具時需嚴格審視工具是否容易使用，以及有無提供培訓與支援服務。若功能繁複且需要一定的操作門檻，可能會使專案進度延宕。
4. 數據安全與隱私
為了預防專案資訊外洩，或是數據遭濫用。應選擇具有加密儲存、加密傳輸等功能的專案管理工具。此外，也需注意用戶權限與數據所有權，才能擁有更好的用戶體驗與安全品質。
5. 性價比
專案工具的費用過高，將會超出專案執行的成本。因此應視專案需求，謹慎評估所選用工具的規模、使用者數量、軟體更新頻率與定價等。另外也需注意是否提供免費試用，才能找到更為適合的專案管理工具。
2 款專案管理工具推薦！執行效率更加倍
最後，就讓本篇統整上述選購重點，為你推薦2款享譽全球、具有強大協作功能的專案管理工具。讓組織或是個人都能以簡馭繁的完成專案與跨團隊協作。
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而若團隊或專案規模較大，那麼可別錯過這款管理工具。完善的功能設計，可支撐大規模的專案管理需求。且其功能較為靈活，能夠為你量身打造所需的微調功能，讓專案負責人更有效率的掌握進度。再加上內建包含 Marketing & Sales、CRM、HR、Dev 等模板與管理工具，幫助你有系統性地完成專案，解決跨部門的管理問題。
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