圖&文／張洳瑄 Angela Chang
聚上雲攜手Asana，於九月舉辦的全台首場「Asana AI Studio 入門實戰：導入 AI 流程自動化的關鍵策略」，展示了讓專案管理邁向前所未有的智慧突破：AI 不再只是被動回應的助理，而是能主動洞察與協作的夥伴。
Asana AI Studio 作為專案管理的智慧引擎，能無縫融入日常工作流程，在關鍵時刻自動介入、即時提供支援，幫助團隊擺脫繁瑣的工具切換與重複性任務。透過 AI 的加持，企業能將更多心力聚焦於真正驅動價值與創新的工作。
- 工具疲勞與資訊孤島：每天在 Outlook、Teams、Slack、Google Workspace 等應用間切換，導致資訊分散、溝通延遲，甚至遺漏關鍵訊息。
- 低效的重複性工作：例行的資料整理、進度追蹤、報告發送消耗數小時，讓團隊難以專注於策略與創新。
- 目標脫鉤與執行斷層：個人任務與組織目標缺乏連結，削弱了工作的意義與驅動力。
面對這些挑戰，傳統專案管理工具已經顯得力不從心，企業需要一個更智慧、更整合的解決方案，這正是 Asana AI Studio 應運而生的原因。
三大核心優勢，打造無程式碼的智慧工作流程
Asana AI Studio 三大核心優勢源自 Asana 原生的工作圖 (Work Graph) 架構，賦予 AI 全局視野，並讓 AI 擁有完整脈絡，能在關鍵時刻提供最精準的支援。
- 高度靈活與客製化：無論是簡單的任務清單，或是複雜的跨部門專案，皆能依據需求進行高度客製化。
- 無需程式碼的易用性：AI Studio 是一個零程式碼工具，即使無任何技術背景，也能輕鬆為團隊的工作流程導入 AI 功能。
- 無縫整合的協作體驗：AI 不再是獨立的工具，而是能直接在團隊的工作場域中快速啟用，免去在不同軟體間來回切換的困擾。
AI Studio：從「助理」升級為「隊友」
多數 AI 仍停留在「助理」層級，需要手動操作，然而 AI Studio 的突破在於整合性，從需求受理到決策報告，透過自動化流程驅動工作，確保專案中的每個環節都流暢無阻，成為真正可靠的「專案隊友」。
AI Studio 透過實際功能全方位支援專案運作，展現 AI 如何在工作流程中主動協作、提升效率，讓每個環節流暢無阻：
1.工作流程自動化與優化
- 自動分派任務：能根據規則，自動將任務指派給最適任的成員，並在專案進度延遲時發出提醒並協助調整時程。
- 智能篩選與排序：能自動篩選表單提交內容，並根據預設條件（如完整性、緊急程度）進行分類與排序，確保優先處理重要工作。
- 分析與洞察數據：藉由分析專案中的數據，提供決策所需資訊，例如預測專案風險、預算分配等。
2.文字內容創作與總結
- 摘要任務與留言訊息：能迅速提煉冗長對話、任務細節的核心重點，協助您快速掌握資訊，省去逐一閱讀的時間。
- 跨語言翻譯：提供流暢的多語言翻譯功能，確保團隊在任務、留言與專案內容上的溝通無阻。
- 草擬內容：可根據您的需求，自動草擬任務標題、說明或生成簡報內容，加速建立工作項目。
3.簡化日常管理
- 自動處理表單需求：當表單提交後，AI 能自動檢查內容完整性並觸發後續流程，省去人工確認的繁瑣步驟。
- 自動更新進度報告：能自動讀取各任務的進度，並即時更新報告內容，讓團隊成員與主管隨時掌握專案現況。
自動化專案管理的祕訣：無程式碼規則設計解析
Asana AI Studio 提供完整的無程式碼規則設計環境，使用者只需以簡單文字描述需求，AI 即可自動完成分類、註解與任務分派，除了降低技術門檻，同時確保流程精準且透明。
以創意與行銷團隊的需求篩選為例，AI 會根據提供的資訊判斷內容完整性，並自動執行分類、註解與分派。規則設計可分為三大核心步驟：
- 問題設定：首先詢問「需求資訊是否足夠？」若答案為肯定，AI 便啟動後續更新。
- 指令設計：輸入明確指令，並限制 AI 僅在指定區域修改內容，以自動分類、新增註解與指派任務。
- 條件與控制項目：能設定判斷條件、指令範圍、選擇 AI 模型（如 Claude Sonnet 4 或 GPT-5）、資料存取限制，讓 AI 判斷最終的執行方式。
從策略到執行，四大應用情境與案例解析
AI Studio 的終極目標，是為您的團隊創造一個「自動化工作流程」，實現事半功倍的成效。
以下四個實際應用案例，完整展示 AI Studio 如何落地，實現事半功倍的專案管理效能：
1.目標與策略規劃：協助將工作需求與組織、團隊目標進行優先排序，並自動將任務歸屬至相應的專案。同時，還能跨專案檢視是否有重複工作，確保整體流程井然有序。
2.產品發布：AI Studio 能自動協調工作內容，確保各部門獲取一致且準確的資訊，縮短溝通時間，使產品發表流程更加順暢。
3.專案需求管理：過去繁瑣的手動需求整理，現在由 AI Studio 即時收集並初步分類，大幅縮短確認時間，加速專案啟動。
4.行銷活動管理：AI Studio 能自動排序任務優先級並生成簡報草稿，使團隊更專注於策略規劃與高影響力活動。
資料安全與控管機制
在導入任何 AI 工具時，企業最關心的莫過於資料安全與使用者掌控權。
AI Studio 的設計核心，即是在確保效率提升的同時，確保資訊安全與透明。
- 資料安全保障： 無論在傳輸或靜態存放階段，皆全程採用加密機制，提供最高等級的防護。
- 隱私保護機制： AI 模型不會利用您的資料進行訓練，且在完成查詢後立即刪除相關資料，保障您的商業機密。
- 使用者掌控權： AI 的每一步決策過程皆可追溯，使用者可隨時審核、還原，確保工作流程始終處於掌控之中。
Asana AI Studio 將效率、智能化與透明掌控性融入專案管理，從需求收集、任務分派，到進度追蹤與決策分析，全面優化團隊工作流程。
透過無程式碼規則設計與自動化操作，AI 不僅減輕重複性工作，還能讓團隊專注於策略與高價值任務。
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lin wendy2025-08-20 10:23:352025-09-18 11:46:262025.09.09 Asana 線上研討會：AI Studio 入門實戰
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