Microsoft Project Online 即將停止服務：您該知道的事，以及 2026 年最值得考慮的替代方案

現在最糟的選擇，就是什麼都不做。以下是每一個企業都該採取的四個實際步驟。

1. 盤點目前的使用狀況

在決定要搬到哪裡之前，您得先知道自己手上有什麼。先花時間了解團隊現在到底是怎麼使用 Project Online 的：有哪些專案還在進行？平常有多少人在使用？最常用的功能是什麼——是甘特圖、資源管理、工時表、自訂欄位，還是專案組合儀表板？

這一步非常重要，因為每個替代平台支援的功能不太一樣。先盤點清楚現況，才能確保新工具真的符合團隊的工作方式，而不是反過來讓團隊去遷就工具。

2. 檢視所有整合與串接

Project Online 通常不會單獨存在。大部分企業都會把它和其他系統串接在一起——Power BI 儀表板、SharePoint 網站、Excel 報表、Microsoft Teams，甚至是第三方工具像 Jira、Salesforce 或 SAP。一旦 Project Online 退役，這些串接都會跟著失效。

所以建議您逐一檢查每一個整合，問自己：這個連接的是什麼系統？如果停掉會怎樣？然後列出一份清單，記下哪些需要在新平台上重建或替換。這個步驟常常會挖出一些隱藏的依賴關係，例如財務部門其實每週都默默從專案資料拉一份預測表——這類「隱性需求」如果沒提前發現，後面很容易出大問題。

3. 備份您的資料

這一步沒有任何商量空間。2026 年 9 月 30 日之後，所有資料就會消失，沒有救援機制、沒有封存、也沒有延期可能。所以在那之前，您必須把所有重要資料匯出並備份起來——專案排程、任務清單、資源指派、基準線、自訂欄位、工時表、歷史報表，通通要保留下來。

而且不要只靠 CSV 匯出就了事。如果是比較複雜的環境，建議透過 API，或是請專業的遷移顧問協助，才能完整保留專案、任務、資源之間的關聯性。備份完之後，記得把資料存放在獨立於 Microsoft 365 的地方，這樣即使遷移過程出狀況，也還有保險。

4. 評估替代方案

這部分其實是整個轉換過程中最值得期待的階段。Microsoft 當然會推薦您使用 Planner 或 Project Server Subscription Edition，但這些並不是您唯一的選擇——而且老實說，也不一定最適合您的團隊。Project Online 退役，反而是個重新檢視專案管理工具的好機會，讓您選一個更現代、更容易上手、更符合現在團隊協作方式的平台。

目前市場上最受歡迎、實力最堅強的兩個替代方案，就是 monday.com 和 Asana。兩者都是雲端服務，介面對一般使用者很友善，功能上完全能取代 Project Online，而且整體體驗往往還更好。

接下來就一起看看這兩個工具各自有什麼特色。