Asana ❷｜打造團隊工作空間！專案流程如何建立？

文／Epic Cloud Cloud Business Product Manager | Amanda Huang

上一篇文章〈建立數位化工作流程，將專案管理化繁為簡！〉中提到，要做好專案管理，先要建立團隊思維，再來就是要建立團隊流程、規則，並把這個框架放到工具中進行執行和管理。今天我們就要來跟大家討論要如何訂定團隊框架，並把這個框架放進 Asana 中。

文章目錄

團隊框架設計

團隊工作流程也就是 SOP，包含了工作的先後順序和規則的制定。

工作流程設計

大家可以先想想自己的工作流程，什麼時候會開始著手進行什麼工作，目前的工作是由誰來分配，並且完成後的下一步會將工作交付給誰。

大家也可以將整個團隊的工作流程畫下來（如下圖），以此在團隊中搭建結構。只要完成了這個部分，所有人都可以清楚知道下一步要做什麼以及專案的各部份由誰負責。一旦消除這種不確定性將替您的專案帶來開創性的發展。

從工作流中我們可以看出工作的流程與順序，以及工作的分支狀況。每個白色的格子都代表是一個程序，黃色菱形的格子則是代表判斷點，當發生什麼事的時候要往哪個分支。透過流程圖可以清楚地看出整個流程從頭到尾的順序，各種可能的分叉點，接續所要做工作事項。

而大一點的專案，有時候會有跨團隊合作的需求，我們可以使用泳道圖（Swim-lane）這個圖表工具來畫出跨團隊的工作流（如下圖）。泳道圖除了展示工作流程外，也可以看出工作的分工方式，哪一個工作分別由哪一個部門進行的，以此來減少團隊成員之間的猜測，並替團隊成員疏通工作阻礙。

規則制定

除了流程的設計，團隊為了要維持秩序，讓每個團隊成員都跟著設計好的流程走，必須將規則及流程進行定義。例如說，以業務單位來說，一個新的工作通常都是由客人接洽開始，有客人詢問產品，業務進行聯繫。但團隊每個人的工作節奏不同，為了讓團隊每個人的工作節奏變得相近，管理人就可以設定一旦收到新的訂單，業務必須在一個工作天內做回覆與客戶聯繫。

將專案框架放入 Asana

把工作或專案流程制定好之後，我們要如何把這些框架放進工具中呢？

以 Asana 來說，我們可以以看板視圖來做流程的展示，每一欄都是一個流程。所以團隊成員可以藉由這個看板很直覺的了解專案流程，執行上也可以清楚知道每一個任務目前的所在階段。

另外，規則的部分我們也可以使用自動化規則建立器去做設定。

Asana 的規則建立器除了有提供模板給使用者參考使用，也可以根據你的團隊訂定的規則，使用 Asana 彈性又直覺的規則建立器來設定觸發條件及動作。例如: 當”狀態改變時”，將”任務指派給執行者A”。或者在常態的設計請求專案中，假設企劃部的人開單請設計部協助製作活動 banner。設計部針對這個專案的工作規則設定，一旦有新的請求會先由主管A進行工作分配，工作完成後再由主管B進行審核，那在 Asana 的自動化的規則中，我們就可以第一步先以”當有新任務進到此專案時”作為觸發條件，執行動作則設定為”將任務指派給主管A”。所以當有新的進件進到專案，主管A就會收到通知前來查看。第二步我們則可以設定”當指派人完成任務時”，”自動將任務指派給主管B”並且”將卡片移動到審核區”。Asana 的自動化規則可以一次設定多個觸發條件或執行動作，滿足不同團隊不同的規則定義和執行。