Asana ❶｜建立數位化工作流程，將專案管理化繁為簡！

文／Epic Cloud Cloud Business Product Manager | Amanda Huang

無論您是在大型組織中還是快速成長的新創公司中工作，並非每一家公司或每一個團隊都擁有正式的專案管理流程。

不清楚的專案流程有可能會導致團隊效率不佳，溝通不順暢，嚴重的話甚至會因此造成重工或其他的重大錯誤，導致專案進度延後，無法如期完成預計的計畫等。

在組織間建立成熟的專案管理流程，可以幫助團隊在專案中流暢地組織、追蹤、執行並管理工作，讓團隊從上到下清楚手邊的工作是為了要完成什麼目標而執行的，增進對專案關係人的管理、溝通和信賴。

根據麥肯錫全球研究所的一項研究，團隊工作效率持續低落的主要原因，是團隊花在協調工作上的時間比實際工作要多。

數據顯示，知識工作者一週工作項目平均花費的時間：

這也意味著，他們每週只在真正的產出工作上，花費了 39% 的時間。

那如果我們可以建立一個有效率的溝通方式，來提高專案的組織力，團隊的速度和效率會提高多少？

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建立完整專案流程 – 先思維，後框架、工具

要建立有效率的專案流程，首先應該先讓團隊從上到下的成員了解為什麼 (Why)、我們要解決的問題。專案管理是一種思維，一種大家都想把事情做到做好的態度、遇到事情該如何思考和處理的思維。

在團隊中建立了思維後，再去尋找該用什麼樣的框架與方法論去解決、設計及定義專案流程 (How-to)，例如 PMP 或 Scrum。

十分之七的員工認為，組織有明確的工作管理流程，可以更助於實現團隊與組織目標。

有了思維和框架後，再來才是工具。在框架與方法之下，該分別選用了什麼樣的工具進行專案、任務，甚至是文件的管理 (What)，例如 WBS、user story 等等。

唯有如此，我們才能跳脫被框架與工具，而不為物所役。

雖然專案協作工具是建立團隊專案的最後一步，卻也是不可或缺的一步。好的專案協作工具可以讓專案得到更有系統的管理，有效的控制資源和人力，縮短專案執行的時間，節省專案成本。

藉助專案管理工具，您的團隊可以在同一處地方組織全部工作細節，並與團隊分享、更新、討論，最終實現更高效的協作方式。

Asana 就像是一個團隊的看板，可以將團隊專案、計畫和流程統整在同一個空間。團隊可以依靠 Asana 來管理各項專案和流程，例如: 行銷活動、產品上市和招募計畫；又或者是例行性的工作流程，例如:設計請求、團隊日曆和新員工 onboarding 流程。

工作中，我們除了會跟公司公司內部的人進行協作，也有機會與外部人員、廠商、外包商或客戶進行協作。對於外部協作者來說，大家在不同地點工作，傳統的溝通方式造成了很多工作屏障。

在 Asana 中，訪客的機制讓團隊可以將外部人員加入專案，一起進行協作。所以在 Asana 中，一個成員可以同時訪問多個組織中進行協作。對於常常需要與外部人員合作的工作者來說是一個更有效率的協作方式。再也不需要在 Email 收件匣中來回穿梭，而是使用 Asana 有計畫的討論工作。

Asana 從小至團隊中的個人任務到廣泛的公司使命目標聯繫起來。

在 Asana 裡，每個任務就像是金字塔裡的基石，專案則是靠這些任務基石打造而成，而專案也同時是團隊的基石。以此類推，再到專案集和組織目標。透過讓團隊從上到下了解從專案任務到公司的大局計劃，讓團隊裡的每個成員清楚地知道什麼時候該做什麼、為什麼重要以及如何完成任務。

對於團隊成員來說，Asana 是一個協作工具，幫助團隊統整、規劃工作及專案。對於團隊管理者來說，Asana 則是可以用來追蹤大家的工作進度和目標達成率的專案管理工具。

專案執行者每天追蹤的就是組成專案的任務基石，層層堆進，組織的高層注重的則是金字塔最頂端的目標。Asana 從上到下，從下到上，提供組織中不同位置的成員不同的需求報表、工作檢視角度，讓每個成員可以在自己的位置發揮最大的產值。