Asana ❸｜打造團隊工作空間！從各個視角出發看專案
文／Epic Cloud Cloud Business Product Manager | Amanda Huang
在前兩篇文章，我們介紹了 Asana 這個專案協作工具，說明如何打造數位化的專案。從製作專案流程、制定規則，並使用工具讓執行者可以按照流程，來進行設計好的專案並執行。不過，使用數位化工具來管理專案的好處，其實遠遠不止這些。
精彩回顧：
✶ Asana ❶｜建立數位化工作流程，將專案管理化繁為簡！
Asana 的架構像是一個金字塔。金字塔的最底端是任務，最上層則是公司目標，公司目標的達成，其實是靠完成一個個小任務達成的。目標與任務相互關聯，任務的完成影響了目標的達成率，而目標的訂定也影響著任務的執行方向。對於不同階層的角色來說，注意力會放在不同的位置。
執行者會將注意力放在任務 (Tasks)，每天有哪些新任務需要執行。而 PM 注重的則會是專案 (Projects) 的進度，專案進度是否有跟著時程安排走，讓專案準時交付。而部門主管則可以使用專案集 (Portfolios) 來了解部門各個專案的走向。組織中的高級主管則會注重目標的達成 (Mission)、專案帶來的效益，例如：業績的目標。
既然大家的視角都不同，要如何使用同一套工具，來滿足大家每日想要看到的數據呢？
執行者每日任務
執行者有時候可能手上同時有多個參與其中的專案，他們除了可以在各個參與的專案來回穿梭，搜尋自己被分派的任務之外，Asana 在左上角的區塊也有一個 「我的任務」管理。
當執行者被指派任務的時候，他們會在「我的任務」裡收到新的任務。
也就是說執行者可以在 「我的任務」裡查看各個專案被分配到的任務，或者也可以新增私人的任務，並且對任務進行整理。不需要到專案中一個個查找，還有可能會漏掉工作。
在 「我的任務」裡，執行者可以根據自己的工作習慣進行分類，例如以預計完成的時間、工作性質、預計花費的時間進行分類。並且也可以用直覺的方式，將任務在分類之間進行拖拉。
另外，「我的任務」裡也有日曆視圖，方便執行者可以用時間的角度，來安排或檢視自己工作應該完成的時間。
專案經理控管多個專案
專案經理的職責多是負責追蹤專案的進度，當專案出現障礙的時候，負責調解排除，維持專案的進度正常。
而專案經理常常手上負責的不只一個專案，要如何一次性的掌握多個專案的進度呢？
在 Asana 裡，「專案集」的使用，讓專案經理或是主管可以使用一個頁面進行專案進度的檢視。
在專案集裡，可以看到專案的進度、完成度、專案開始和結束時間，甚至也可以跟專案一樣新增文字、數字、下拉式選單的欄位，方便進行專案的標記，例如：專案優先順序的標註。
除此之外，「專案集」中，還包含了工作負荷的管理。當團隊成員的工作量超過負荷就會成為完成專案進度的阻礙。工作負荷管理讓使用者可以有效的分配資源。
當成員的工作負荷量超過標準，圖式就會顯示為紅色。這時候使用者可以直接從工作量的視角，來調整任務的執行時間或者是執行天數，甚至是把任務指派給其他工作量較少的成員，來平衡團隊成員整體的工作量。
上級主管關心的成果
對於上級主管來說，最重視的就是專案的結果是否成功、業績的目標有沒有達成，對於專案細項的過程，他們不需要知道的太詳細。他每週會想知道的，可能是專案大方向 (Milestone) 的完成度。而對於團隊主管來說，他每週會想知道，可能是每位成員一週內分別完成了哪些工作。
Asana 的報表可以根據主管想要了解的數字，進行彈性的設定。以每位成員一週執行的任務數據來說，就可以以長條圖的 Y 軸顯示成員，X 軸則是本週未完成的任務數量。當我們點擊長條圖，Asana 也會直接顯示實際完成的任務卡片，以便主管快速進行數據的檢視和追蹤。
這樣的報表也很適合放到會議中使用，減少成員製作報告的時間。可以直接使用 Asana 來檢視未完成的任務，並加以進行討論和報告。
延伸閱讀：
✶ Asana − 全球企業專案管理・第一選擇 （可替您免費申請試用）｜Epic Cloud
✶ Asana ❶｜建立數位化工作流程，將專案管理化繁為簡！ ｜Epic Cloud
✶ Asana ❷｜ 打造團隊工作空間！專案流程如何建立？ ｜Epic Cloud
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